Первые шаги к автоматизированной системе
В магазине мы перекинулись несколькими вопросами о том, что ему необходима автоматизация и мол надо искать готовое решение. В тот момент у меня не было опыта автоматизации в этой сфере, но тем не менее стал искать готовое. Понял, что это путь в никуда. Почему? Да, потому что не выявил я потребность, что ему нужно.
Мы созвонились, я попросил его встретиться и обсудить все детали и процессы, которые протекают в его бизнесе. Сергей с удовольствием согласился и пригласил к себе в домой. Когда я подъехал к дому, был немного удивлен, как парень моложе меня смог заработать на этот небольшой, но все же очень практично сконструированный дом, как оказалось, не только снаружи.
Сергей встретил меня на крыльце и был рад меня видеть. Он провел меня в свой кабинет и мы начали работу с того, что я стал выявлять его текущее положение дел. На тот момент он имел 6 заправок. Каждая из них имела свой софт по учету топлива, но в программах не было никакой аналитики. Тупо остатки топлива и показания счетчиков.
Когда я спросил о том, как он ведет управленческий учет, я увидел нечто смешанное ужаса и мольбы о помощи в его глазах. Оказывается, он вел все в excel таблицах, и скажу я вам не плохо даже вел. Написать себе такой крутой калькулятор, это конечно надо иметь талант.
Дьявол кроется в деталях. А детали были вот в чем. Excel таблиц было очень много, он их конечно связал, как мог через всевозможные макросы, но все же ему нужно было передавать информацию операторам на заправки и своим бухгалтерам, которых у него, кстати, было две. Одна считала и сводила выручку плюс показания каждой заправки, а вторая отбивала «первичку» и вела взаиморасчеты, а так же сдавала отчеты.
К слову юр. лиц было 2. Одно ведет оптовую торговлю с контрагентами и закупает топливо, второе торгует в розницу.
Посмотрев на все это сверху, я понял, что нужна система, которая позволит работать удаленно всем операторам, бухгалтерам и самому собственнику в одной системе. Из таблиц я понял, что под его процессы готового решения нет и не будет, пока мы сами совместно с ним его не создадим. Альтернатив нет, а те, что есть предназначены для нефтебаз, где есть производство и много процессов, не нужных нам в этой системе.
Сергей задал вопрос: "Как ты думаешь, какая цена будет этого проекта?" Тогда я конечно не смог ее озвучить, пока не разобрал все эти "excel" таблицы и процессы по костям. Но примерно я знал цифру, за которую возьмусь делать этот проект даже не столько ради денег, а ради опыта и того, что это просто чертовски интересно.
Глубокий анализ
Начну с небольшого отступления. Я приверженец смотреть в «долгосрок» и семь раз отмерить прежде, чем отрезать. Но встречаются заказчики, которым надо немедленный результат. Соглашусь, есть вопросы, которые можно решить парой строчек кода, и сильно облегчить работу нескольким людям, при этом другой бизнес-процесс может пострадать, и об этом можно узнать только по истечении времени. Это, как плыть в океане, не видя куда, отклонившись на пару градусов, приплывешь совершенно в иное место.
Прежде, чем начать работу, я задал очень важный вопрос Сергею: "Сколько ты готов сейчас вложить своего личного времени, чтобы автоматизировать все процессы?" Получил утвердительный ответ: «Столько, сколько нужно».
Скажу сразу, я работаю не со всеми предпринимателями, а лишь с теми, кто реально понимает, для чего ему нужна автоматизация и что ему это даст. Да, возможно он не понимает, как это сделать, но точно знает, что это жизненно необходимо.
Первым делом я запросил у Сергея excel таблички. Сходу ничего не понял, их было порядка 20, и это только его личная «управленка», где он все сводил, не считая отчетов от бухгалтеров и операторов на АЗС, а это еще порядка 16 штук.
Беглым взглядом понял, что без «создателя» мне не разобраться, иначе можно свихнуться. Во всех таблицах были макросы, формулы, связки. Пока я шел по всей цепочке, уже не понимал, откуда начинался расчет. Звоню Сергею и предлагаю встретиться.
Дальше пошел глубокий анализ. Спланировали график встреч и начали разбирать все отчеты до каждого символа. Мы разматывали этот клубок порядка месяца. Дальше мне предстояло понять, почему все устроено именно так, и что можно сделать, чтобы упростить весь процесс. Круто, когда можешь видеть все сверху и начинаешь спускаться до самого низа вплоть до каждой операции.
Наконец, я понял, как устроен весь его бизнес. Это мой подход, другой я не приемлю. Для того, чтобы вывести клиента на новый уровень прибыль и дать максимальную ценность, мне необходимо понять все процессы, как протекает финансовый поток от начала и до конца — это как обещание бренда или ROI.
Мы с Сергеем говорили на одном языке. Он рассказывал, как устроена его «тема», а я помогал ему понять, то как вижу его структуру со стороны и что можно улучшить. Многие могут спросить, зачем делиться этим. Ответ прост, если хотите эффекта, то придется это сделать. При этом вас никто не заставляет раскрывать все карты, мне это необходимо лишь для того, чтобы понять где у вас «узкие места».
Я кайфую от того, что помогаю предпринимателю и работаю с ним на «долгосрок». Мне важно взаимодействовать с «крутыми» предпринимателями, так мы сможем нести большее благо в этот мир. Кто читал «Атлант расправил плечи» Айн Рэнд, тот поймет, о чем я. Самое захватывающее, что это получается. Доказательство тому — вы, мои дорогие читатели. Снимаю шляпу.
После того, как провели анализ, и я понял, как все устроено, мы расстались, и я пошел открывать свою собственную сеть заправок.
"Шутка!". Ушел проектировать модель программного продукта, который позволит закрыть все «хотелки» Сергея, операторов и бухгалтеров.
Нужна была система, которая сможет работать всем одновременно в любой точке мира с любого устройства, должна быть проста в использовании, информативна и, самое главное, интегрирована с программным обеспечением на АЗС. Об этом, коллеги, будет отдельная история.
Далее расскажу про интеграцию с софтом на АЗС, разработку полноценного решения, как все пришлось ускорить в связи с долгосрочным отъездом заказчика, а также о сухих цифрах.